1.1                        Kontrola

Kontrola (manažerská kontrola, Managerial Control) je v procesním pojetí managementu poslední manažerskou sekvenční funkcí. Manažerská kontrola je funkcí specifickou, která se prolíná všemi funkcemi předcházejícími. Kontrolovat je nezbytné v plánování, v organizování i v personalistice a vedení lidí.

   Pojem kontrola je převzatý z anglického „to control“, kde má mnoho významů, např.: 1. vést, řídit, regulovat, 2. vládnout, spravovat, 3. obsluhovat, ovládat, kontrolovat aj. V angličtině se používá také ve významu řízení procesů v reálném čase např. „production control, control of technological processes aj. V pojetí managementu je kontrola chápaná jako soustavné sledování a kritické hodnocení jevů a procesů, které nastaly, nastávají, nebo nastanou v budoucnosti a jejich korigování do žádoucího směru. Smysl kontroly není pouhé hledání viníků nežádoucího stavu či vývoje, jejich postihování a likvidace nedostatků, ale také v jejím preventivním vlivu na předcházení negativních jevů a dosahování lepších výsledků.

   Z zahraniční literatuře v souvislosti s kontrolou používají pojmy dohled, kontrola a revize (audit). Dohled je nadřazeným pojmem. Kontrola je definovaná jako dohled, který uskutečňují osoby pověřené prováděním úkolů. Např. výrobní manažer, pověřený řízením výroby má povinnost kontrolovat jevy a procesy související s výrobou. Může provádět kontrolu přímo, tzn. že kontroluje dané procesy sám, nebo nepřímo, tzn. že může v některých případech pravomoc kontrolovat delegovat na podřízené pracovníky.

Vnitřní a vnější kontrola

Základní členění kontrolních procesů spočívá v dělení na:

• vnitřní (interní) kontrolu
• vnější (externí) kontrolu

Vnitřní kontrola je iniciována vnitřními strukturami organizace, je realizována zpravidla řídícími pracovníky nebo pracovníky, kteří jsou ke kontrole řídícími pracovníky zmocněni.

Ačkoliv organizace vystupuje jako samostatný, suverénní subjekt, musí v řadě případů strpět kontrolu realizovanou subjekty stojícími mimo organizaci (externí kontrolu), ta může mít v podstatě dvojí původ:

• smluvní požadavky – organizace se v souvislosti se svými záměry zaváže, že umožní externími subjektu prověřit určité skutečnosti týkající se její činnosti či výsledků.
• zákonné požadavky – z dikce řady zákonů vyplývá oprávnění, zpravidla státních orgánů, provádět vybrané kontrolní činnosti, např. kontrolu skutečností souvisejících s daňovým přiznáním.

1.1.1       Funkce a proces kontroly

Kontrola jako manažerská sekvenční funkce kromě soustavného sledování a kriti- ckého hodnocení jevů a procesů plní v organizaci ještě další funkce. Základní funkce vnitřní kontroly jsou:

1.      Stanovení standardů (kritických kontrolních bodů), tj. ukazatelů, které slouží jako kritéria pro srovnávání skutečnosti s plánem. Standardy mají být snadno zjistitelné, pokud možno kvantifikovatelné a pro hodnocení jevů a procesů relevantní ukazatele. Mají umožnit snadno, rychle a objektivně zjistit sledovanou skutečnost ve srovnání s plánem nebo se žádoucím či cílovým stavem.

Pro každou organizaci, vnitropodnikovou organizační jednotku a pro každý výrobní proces je nutno vypracovat specifické standardy. Nejčastěji používané standardy se rozdělují do následujících skupin:

·        naturální (fyzické) standardy, které jsou vyjadřovány ve fyzikálních jednotkách, jako např. spotřeba materiálu, práce, energie, technické ukazatele jakosti výrobků aj.,

·        hodnotové standardy, které jsou vyjadřovány v peněžních jednotkách nebo v tzv. poměrných ukazatelích jako např. ukazatele produktivity práce, náklady, tržby, ukazatele rentability, likvidity aj.,

·        programové standardy, které vyjadřují zpravidla termíny časových harmonogramů při uskutečňování projektů nových výrobků, při reorganizaci podniku, při řešení krizových situací aj.,

·        cílové standardy, které představují zpravidla pouze ve verbální formě vyjádření krátkodobé, avšak zejména strategické cíle, případně vize organizace, bývají předmětem strategické kontroly.

2.      Dohlížecí činnost (dohled, dozor) v užším významu, chápané jako činnosti zaměřené na sledování zda a jak jsou v organizaci uplatňovány a dodržovány právní a organizační předpisy (Obchodní zákoník, Zákoník práce, vnitřní předpisy pro odměňování aj.), pracovní a technologické postupy, koloběh dokladů, účetní evidence, skladová evidence aj.

3.      Zjišťování skutečností a zjišťování míry shody resp. neshody a jejich příčin mezi skutečností a plánem (standardem, cílem aj.). Podle předmětu a periodi-city zjišťování skutečnosti se rozlišuje kontrola fyzická a finanční, kontrola pravidelná a nepravidelná (namátková), kontrola dílčí a komplexní.

4.      Úprava (korekce) odchylek ve směru ke splnění plánu a k dosažení plánovaných cílů. Může se jednat o dílčí nápravná opatření, kdy se nemění plán ani cíle a provádějí se pouze organizační zásahy do procesů, nebo se upravují a upřesňují či mění (korigují) plány a cíle a přijímají se opatření pro změněné situace.

5.      Využití výsledků kontroly při přípravě a tvorbě plánů, při stanovení cílů a při definování kritických kontrolních bodů (standardů) na příští období. V této funkci působí kontrola jako systém zpětné vazby a nástroj zlepšování řízení v organizaci.

1.1.2       Vnitřní kontrolní systém

Odpovědnost za realizování funkce kontroly přísluší managementu organizace, který za tímto účelem vypracovává vnitřní kontrolní systém. Je to souhrn nástrojů a opa-tření pro vnitřní kontrolu v organizaci. Je to vnitropodnikový předpis, který vymezuje formální pravidla a zásady pro vnitřní kontrolu. Vnitřní kontrolní systém organizace se skládá z plánů kontrol, které by měly obsahovat:

1.      Účel kontroly. Z hlediska účelu se rozlišují: preventivní kontrola, která má vytvářet podmínky pro žádoucí vývoj daného jevu nebo procesu; eliminační kontrola, která má eliminovat možné příčiny vzniku nežádoucích situací a inspekční kontrola, která má zjisti skutečný stav kontrolovaného jevu nebo procesu ve srovnání s plánem. Účelem může být také prověření funkce samostatného kontrolního systému.

2.      Předmět kontroly. Předmětem kontroly může být jednotlivý pracovník, tým, vnitropodniková jednotka, celá organizace, jednotlivé činnosti operace, procesy, informační, komunikační, řídící systém aj.

3.      Subjekty kontroly. Subjektem kontroly může být podřízený nebo nadřízený pracovník, útvar kontroly, skupina osob, kontrolní komise aj.

4.      Termín a periodicita kontroly, vyjadřuje období a konečný termín dokdy má být kontrola provedena a případě opakující se kontroly, v jakých časových intervalech se bude opakovat.

5.      Druhy a způsoby (metody) kontroly. Nejčastěji se rozlišují kontrola s dopřednou vazbou, která se uskutečňuje na vstupech a je zaměřena na kontrolu zdrojů, na analýzu změn vnějšího prostředí, předvídání vývoje poptávky a chování spotřebitele; kontrola v reálném čase, tj. průběžná kontrola právě probíhajících procesů a kontrola se zpětnou vazbou tj. následná kontrola, která zjišťuje výsledky dosažené v uplynulém období a využívá je ke korekci a k přípravě plánu na příští období. Veškeré kontroly mohou být prováděny přímo (kontrolor navštíví dané pracoviště) nebo nepřímo, kdy kontrolor provádí kontrolu na základě informací zjištěných z jiných zdrojů (z účtárny, ze stížností, ze zpráv a hlášení aj).

6.      Závěry a návrhy opatření :

o       nech být – tzn. že kontrolou nebyly zjištěny žádné problémy.

o       proveď korigující opatření – k tomuto řešení se přistoupí v případě, kdy vývoj řízené reality se v dílčích oblastech odchyluje od žádoucího stavu

o       přijmi nové řešení – vyvíjí-li se řízená realita špatným směrem

1. zpětná kontrola – tato fáze kontroly by měla být realizována v případě, že na základě předcházející kontroly byla navržena korigující či nápravná opatření a je třeba prověřit jejich účinnost.

Vnitřní kontrolní systém je formálním nástrojem podnikového managementu, který slouží k plnění kontrolních funkcí. Má zajistit pravidelnou kontrolu všech jevů, procesů a systémů, které v organizaci existují a probíhají. Vnáší do kontroly cílevědomost a plánovitost i když situace si často vynucují i kontroly neplánované. Konkrétní forma vnitřního kontrolního systému, druhy a metody kontroly stejně jako termíny a subjekty kontroly jsou určovány specifickými zvláštnostmi každé organizace.

Metody vnitřní kontroly

• běžná vnitřní kontrola – představuje proces realizovaný statutárními orgány společnosti a/nebo managementu, který má poskytnout přiměřenou jistotu dosažení stanovených cílů. Běžná kontrola nemá pevný metodický postup.
• audit – představuje nestranné ověření určité skutečnosti, funkce útvaru, produktu, apod. z hlediska procesů, které vedou k jejich realizaci, i z hlediska výsledků. V praxi se setkáváme jak s interním, tak s externím auditem.
• externí audit – provádějí autorizovaní kvalifikovaní externí pracovníci nebo firmy. O výsledku auditu je podávána objektivní zpráva, které prověřovaná organizace využívá k stanovenému účelu.
• interní audit – provádějí zaměstnanci organizace, kteří jsou k tomu vyškoleni. Další podmínkou je, že musí být nezávislí na činnostech, které prověřují. Interní audit je nezávislé hodnocení různých činností a kontrolních systémů uvnitř organizace, které má určit, zda jsou naplňovány přijaté koncepce a postupy, atd.

Interní audit se zaměřuje na:

• správnost dokumentace
• spolehlivost a úplnost informací
• shodu s postupy a jejich přiměřenost
• efektivnost využívání zdrojů
• dosahování výsledků s ohledem na cíle
• odhalování případných nedostatků a podvodů

Teorie i praxe zná řadu koncepcí, které jsou označovány jako controling:

• nejstarší koncepce controllingu je zaměřena na vyhodnocování stavu plnění podnikových záměrů. Na základě zjištění vycházející z relace plán ↔ skutečnost se vytváří ve stanovených časových okamžicích reálný obraz o stavu kontrolovaného objektu, určují se odchylky od požadovaného stavu a přijímají se korigující opatření.
• rozvojová koncepce controllingu pojímá controlling jako nástroj podnikového řízení zaměřeného na rozvoj a budoucnost. V tomto pojetí má controlling poskytovat především vrcholovému vedení základní podkladové informace pro stanovení, popř. korektury kursu podniku.
• koncepce controllingu zaměřená na systém včasného varování je zatím posledním vývojovým krokem.

Automatická kontrola – může být aplikována jako zpětná vazba řízení technologických zařízení, např. jako automatická kontrola každého vyrobeného kusu.

Formování vnitřního kontrolního systému

• kontrolní systém je součástí systému řízení organizace, musí korespondovat s uplatněnými přístupy řízení, řídícími záměry, zavedenými komunikačními prostředky, apod.
• kontrolní systém nelze koncipovat jako souhrn dílčích kontrolních aktivit, důraz musí být kladen na provázanost jednotlivých kontrol a eliminaci duplicit.

Postupy vnitřní kontroly

Činnost vnitřního kontrolora lze rozdělit do těchto fází:

• přípravná
• realizační
• hodnotící

Důležitým výstupem přípravy programu je zpracování vlastního postupu, podle kterého bude prověřování na místě probíhat. K tomu lze použít dvě techniky:

• individuální dotazník (check list)
• standardní postup

Interní kontrolní pracovník by při přípravě a v průběhu kontrolní akce měl vypracovat následující písemné materiály:

• program kontrolní akce
• vlastní kontrolní postup
• pracovní záznamy
• protokoly o neshodě
• zprávu z kontrolní akce

Hodnotící kritéria

• Standardy – představují nejběžnější kritérium kontroly. V podnikové praxi existuje řada standardů, které je třeba při realizaci činností a případné kontrole respektovat:

• obecné normy chování
• specifické požadavky (fyzikální veličiny, ekonomické veličiny, kombinované veličiny, neměřitelné veličiny

o       časové srovnání – představuje častý rozborový nástroj kontroly, kdy se posuzuje, jak se daný předmět kontroly vyvíjí ve sledovaném časovém období s ohledem na vývoj v minulém období.

o       konkurenční srovnání – v tomto případě se jako etalonu pro kontrolu užívá hodnoty veličiny, které v dané oblasti dosahuje konkurenční firma.

o       správné řídící a provozní praktiky – představují okruh požadavků, které obvykle nejsou přímo specifikovány v dokumentech či standardech, ale představují obecné požadavky na chování, jednání pracovníků, uspořádání pracovních elementů, apod.